Szerződés menedzsment

A szerződések eleinte szóban köttettek, majd a szerződéskötés papíralapú megerősítése is szükségessé vált. Napjainkra a legapróbb részletekig leszabályozott szerződések születnek. A szerződések kezelésének problémái mindenki előtt ismertek. A szerződések papír alapú tárolás esetén nehezen hozzáférhetőek, a már elért kedvezmények követése, érvényesítése nehézkes, a szerződésen kívüli tranzakciók többletköltséggel járnak, nehézkesek a lekérdezések és visszatekintések, nem követhetőek a túlszámlázások, és a szerződések tárolása helyigényes, amelyek fenntartása költséges.

A szerződések elektronikus kezelésével a fenti problémák áthidalhatóak. A szerződés menedzsment a stratégiai és operatív beszerzés találkozási pontja, egy olyan rendszer, amely lehetővé teszi a szerződések elkészítését, jóváhagyási folyamatok kezelését, a szerződések tárolását, keresését és verziókövetését illetve képes az esedékességi értesítők kezelésére.

A szerződésmenedzsment főbb előnyei:

Minőségi változások:

• szerződések elektronikus, központosított nyilvántartása
• szerződés-elemek szisztematikus dokumentálása
• villámgyors szerződéskötési folyamat, csökkenő reagálási idő
• szerződések automatikus feldolgozása
• a versenytárgyalás/szerződéskötés történetének könnyű nyomonkövetése

Eljárásköltség csökkenés:

• standard munkafázisok meghatározása
• standardizált szerződési sablonok kialakítása
• jogi osztály által előzetesen ellenőrzött standardek
• szerződések gyors létrehozása másolás/beillesztéssel
• manuális munka és hibalehetőség csökkentése
• engedélyezési és jóváhagyási folyamatok biztosítása

Anyagköltség csökkenés:

• kiadások magasabb szintű lefedése keretszerződésekben
• kevesebb „kóbor” beszerzés történik ellenőrizetlen árakon
• a mennyiségi kedvezmények teljeskörű kiaknázása
• túlszámlázások észrevétele, kezelése
• csökkentett költségek a teljesítés monitoringban