Esettanulmányok


Az eeeBID Kft. 10 éves fennállása alatt számos iparág legkülönbözőbb területein szerzett tapasztalatot. Ezek közül szeretnénk néhány érdekesebb megvalósított feladatot bemutatni Önöknek. Egy-egy példát bemutatunk
  • Beszerzés elemzés
  • Tender lebonyolítás
  • Példa az információ kérésre (RFI)
  • e-Aukciós tapasztalatok, MRO
  • Villamos energia beszerzés
  • Elektronikus árlejtés
területeiről.


1. esettanulmány: Kiadások felülvizsgálata, beszerzési portfólió elemzés

Időről időre kapunk felkérést ügyfeleinktől a beszerzéseik felülvizsgálatára. Gyakran idő, szaktudás vagy erőforrás hiányában különösen hasznos, ha független szakértő társaság a kiadásokat „e-beszerzési szemüvegen keresztül” megvizsgálja. Az elemzés során a beszerzési tervben szereplő összes terület megvizsgálásra kerül, így kiderül ezek lehetséges versenyeztetési potenciálja. Az elemzés keretében az adatgyűjtésen túl a kompetens személyekkel személyes interjúk keretében területről területre haladva a teljes büdzsé tartalmát átvizsgáljuk, és később, az elemző munkát követően az eredményeket tanulmány formájában biztosítjuk ügyfelünk részére. Az esettanulmányban egy közlekedési társaságnál elvégzett vizsgálatról olvashatnak.

Adatgyűjtés, konzultációk

Az eeeBID Kft. egyik partnere éves keretszerződésének minél teljesebb kihasználásának érdekében elhatározta, hogy kiadásait elemezve minél több pályáztatásra alkalmas területet tár fel. Ennek érdekében első lépésként adott időszak összes beszerzése összegyűjtésre került a beszerzésekkel foglalkozó osztályok és felelősök megnevezésével. Az éves tervben összesen mintegy 650 millió elköltendő forint szerepelt. Az eeeBID Kft. szakemberei az adatokat előzetesen elemezték, és ütemtervet állítottak fel a bevont osztályok összes felelős személyével történő konzultációra.


Elemzés
elemzs_pie2.png
Az elemzés során az érintett területeket 10 szempont alapján megvizsgáltuk. Szempontonként három opció közül választhattak a beszerző kollégák, ennek eredményeképpen százalékos értékben kifejezhetővé vált az egyes projektekben rejlő potenciál. A konkrét esetben 25 beszerzési projekt, mintegy 175 millió forint értékben került a versenytárgyalásra „alkalmas” kategóriába. Számos beszerzési terület oly módon vált pályáztathatóvá, hogy független termékköröket összevontunk, másokat standardizáltunk.

Bizonyos területek feltételesen alkalmas kategóriába kerültek (például szűk beszállítói kör, emelkedő ár tendenciák...). Ezek a pályázatok összesen 5 projektet jelentettek 80 millió forint értékben. Négy terület 40 millió forint értékben "bizonytalan" kategóriába került, mivel kérdéses volt, hogy sikerül-e a beszerzésekre forrást biztosítani. A beszerzési torta a jelentős szelete "speciális" kategóriába került. Ez valójában egyetlen, hatalmas értékű beszerzést jelentett, ami nem volt más, mint a gázolaj. Az elemzés végeztével a beszerzési tervben szereplő 650 millió forintos összeg teljes egészében feldolgozásra kerül.

Beszerzési terv készítés

A beszerzési terv készítésének során figyelembe vettük egyes projektek értékét, vonzóságát, a szerződések lejártát és néhány más szempontot, aminek köszönhetően időrendbe állíthattuk a beszerzési projekteket. A beszerzésekben kompetens osztályok képviselőivel személyes találkozók során egyeztettük az eljövendő munkafolyamatok pontos lépéseit, és tisztáztuk a feladatköröket, így már az első pályáztatás során tervszerűen sikerült a kapcsolódó teendőket megosztani a felek között. A beszerzési tervben egy évre előre, hónapra lebontva láthattuk a megvalósításra váró ajánlatkéréseket, aukciókat. Teljes mértékben elkerülhetővé váltak az „ad hoc” beszerzések és előre kalkulálható megtakarítási potenciál állt a társaság rendelkezésére.

Megvalósulás

A beszerzési tervben szereplő projektek jelentős részét sikerült tervszerűen, pályáztatásba bevonni és jelentős megtakarításokat elérni. A beszerzések jellegében és formájában jelentős eltérések tapasztaltunk. Az esetek többségében 2 fordulós pályáztatás került lebonyolításra, ahol az első kört követően csak a kiválasztott ajánlattevők jutottak tovább a második fordulóba (e-Aukció). Az esetek egy részében a pályázat jellege nem tette szükségessé a két fordulót, itt azonnal aukcióba kaptak meghívást a kiválasztott szállítók. A megvalósulás eredményeiről az alábbi példák meséljenek:

elemzes_result_1.png elemzes_result_2.png elemzes_result_3.png


Az eeebid Szolgáltató Kft. 2001-es fennállása óta szinte az összes iparágban szerzett tapasztalatot. Ügyfeleinkkel történő együttműködéseink során számos különböző területen nyújtunk szolgáltatásokat. Ezek közül bemutatunk néhány esettanulmányt:


Esettanulmány 1: Beszerzés átvilágítás, beszerzés elemzés


1.Adatgyűjtés, konzultációk Az eeebid Kft. egyik partnere éves keretszerződésének minél teljesebb kihasználásának érdekében elhatározta, hogy kiadásait elemezve minél több pályáztatásra alkalmas területet tár fel. Ennek érdekében első lépésként adott időszak összes beszerzése összegyűjtésre került a beszerzésekkel foglalkozó osztályok és felelősök megnevezésével. Az éves tervben összesen mintegy 600 millió elköltendő forint szerepelt. Az eeebid Kft. szakemberei az adatokat előzetesen feldolgozva személyes konzultációkra egyeztettek időpontot ügyfele kompetens szakembereivel.

2. Elemzés Az elemzés során különböző szempontok alapján az összes terület megvizsgálásra került, aminek eredményeképpen százalékos értékben kifejezhetővé vált az egyes projektekben lévő potenciál. A konkrét esetben 25 téma, mintegy 75 millió forint értékben került a versenytárgyalásra „alkalmas” kategóriába. Ezek projektek közül számos oly módón vált pályáztathatóvá, hogy független termékköröket összevontunk, másokat standardizáltunk.

3. Beszerzési terv készítés A beszerzési terv készítésének során figyelembe vettük egyes projektek értékét, vonzóságát, szerződések lejártát és néhány más egyéb szempontot, aminek köszönhetően időrendbe állíthattuk a beszerzési projekteket. A beszerzésekben kompetens osztályok képviselőivel személyes találkozók során egyeztettük az eljövendő munkafolyamatok pontos lépéseit, és tisztáztuk a feladat köröket, így már az első pályáztatás során tervszerűen sikerelt a kapcsolódó teendőket megosztani a felek között. Bizonyos területek forráshiány, vagy egyéb szempontok miatt pályáztatásra alkalmatlan, vagy feltételesen alkalmas kategóriába kerültek, illetve felszínre jött teljesen speciális, különleges figyelmet igénylő kényes termék is.

4. Megvalósulás A beszerzési tervben szereplő projektek jelentős részét sikerült pályáztatásba bevonva jelentős megtakarításokat elérni. A beszerzések jellegében és formájában jelentős eltérések voltak. Az esetek többségében 2 fordulós pályáztatás került lebonyolításra, ahol az első kört követően kiválasztott ajánlattevők jutottak tovább a második fordulóba (eAukció). Más esetekben egyfordulós ajánlatkérés került lebonyolításra a beszerzési folyamat részeként, ez vonatkozott csak a beszerzési árra, más esetekben a szállítóknak lehetőségük volt innovatív ajánlattételre is, hogy a saját tapasztalataik alapján járuljanak hozzá a projekt sikerességéhez. A teljesség igénye nélkül néhány elemzés során feltárt és megvalósult pályázat.



Esettanulmány 2: Költségcsökkentő projekt, tender lebonyolítás


Az eeeBid Kft. egyik legnagyobb partnere a magyar irodaszer piacot alapjaiban megrengető, „történelmi” volumenű pályázat kiírása mellett döntött. A pályáztatás volumene meghaladta a 800 M forintot. A teljes folyamat az eeeBid Kft. által került támogatásra, amely mintegy 2 hónapig tartott. A pályáztatás célját ügyfelünk a következőkben határozta meg:

  • Árarányos minőség standardizálás, fajlagos költség csökkentése
  • Átlátható feltételek és biztonságos áruellátás az összes költséghelyre
  • Árgarancia, az összes költséghely számára azonos kereskedelmi feltételek vásárolt mennyiségtől függetlenül
  • Több, mint 200 bevont költséghely
A lebonyolítás azonban egy átlagos irodaszer pályáztatáshoz képest sokkal több akadályba ütközött

  • Nagy mennyiségű adat harmonizálása
  • Megfelelő minőségű szállítói forrás feltárása
  • Egyedi versenyeztetési stratégia kialakítása
  • Eredmények nyomon követése, összes költséghelyen

Az előkészületekről és az eredményekről itt olvashat (kattintson a nagyításért):



Esettanulmány 3: Elektronikus aukció lebonyolítás


Az elektronikus aukciók felhasználási területe rendkívül széles. A Vállalati Megoldások menüpontban olvasható, mely területeken javasoljuk elsősorban az eAukciók alkalmazását. Ügyfeleink eAukciós megoldásainkat leggyakrabban teljes szolgáltatás csomaggal (például a 2. számú esettanulmánynál látható módon) veszik igénybe, azaz az előkészítő munka során is számítanak az eeebid Kft. tapasztalataira. Az előkészítő munka során az alábbi területeken nyújtunk támogatást:

  • Beszerzéshez kapcsolódó információk gyűjtése, adattisztítás
  • Tender felhívás készítése, támogatás nyújtása
  • Piackutatás, szállító minősítés, szállítói kapcsolattartás
  • Riportok, értékelések készítése

Alább a teljesség igénye nélkül a közelmúlt néhány érdekes pályázata közül publikálunk néhányat, amely az említett folyamatokon keresztül került előkészítésre és lebonyolításra (kattintson a nagyításért).



Esettanulmány angol nyelven (ePractice.eu)

Amennyiben további tapasztalatainkra kíváncsi, kérjük lépjen kapcsolatba irodánkkal.