Elektronikus beszerzési folyamatok (eRFx)

Az elektronikus beszerzési rendszer a beszerzési, tárgyalási, kiválasztási folyamatok támogatásában nyújt hatékony segítséget. Ezeket az eszközöket alkalmazva a beszerzési rendszer gyorsan, emberi hibalehetőségeket kizárva, strukturált keretek között teszi lehetővé, hogy az első ötlet megszületésétől a végső ajánlat kiválasztásáig minden lépés elektronikus támogatással, rendkívül hatékonyan bonyolódjon le. Főbb típusok:

• Innovatív ajánlatkérés: Request for Proposal (eRFP vagy RFP)
• Információ kérés: Request for information (eRFI vagy RFI)
• Elektronikus ajánlatkérés: Request for Quotation (eRFQ vagy RFQ)

Az elektronikus beszerzési rendszer képes arra, hogy az elkülönülő beszerzési folyamatokat egy egységben kezelje, ahol az áttekinthetőség, a jogosultság kezelés, a dokumentumok elektronikus továbbítása, a projektmenedzsment tökéletesen megoldott. Az eeeBID rendszere a globális cégek (Ariba, Emptoris, Scanmarket, stb.) rendszeréhez hasonlóan – ahogy ez a CapGemini tanulmányából is kiderül – tökéletesen alkalmazható a leírt folyamatok támogatására, olyan elvárt funkciókkal, mint:

• Összetett kérdőívek kezelése
• Súlyozás alkalmazása
• Egyedi kiértékelés
• Minden igényt kielégítő kommunikációs funkciók és dokumentum kezelés

Az ajánlatkérések típusai részletesen:

Innovatív ajánlatkérés (eRFP)

Ezt az ajánlatkérési típust szintén az ajánlatkérési folyamat korai szakaszában érdemes alkalmazni, olyan területeken ahol az ajánlatkérő számára fontos a piaci trendek, változások, sajátosságok ismerete, mégpedig a piacot legjobban ismerő cégektől: a leendő beszállítóktól. A piaci sajátosságok ismerete kulcsfontosságú lehet egy hosszú távú szerződés kötését megelőzően, pl. előzetesen nem ismert, de elérhető technológiák alkalmazása hosszútávon csökkentheti a beszerzési árat, vagy az ellátási kockázatot. Az RFP folyamatot rendszerint hosszabb kiértékelés követi.

Példa: Az ajánlatkérő az elmúlt évekhez hasonlóan szeretne munkaruha beszerzésbe kezdeni, de az ajánlatkérés korai szakaszában kiderül számára, hogy ez a terület számos, eddig számára ismeretlen előnnyel bír és éves viszonylatban az ár is versenyképes. Így az ajánlatkérést kiterjeszti erre a területre is.

Elektronikus információ kérés (eRFI)

Az ajánlatkérések jelen típusa általában a beszerzési folyamat második lépcsője, aminek a keretében a szállítóktól bizonyos információk bekérése a célunk, még az ajánlatadást megelőzően. A bekért információk alapján az ajánlatkérő egy átfogó képet kaphat a szállítók erősségeiről és gyengeségeiről; az általa használt technológiákról; alkalmazottaikról illetve bármilyen más fontosnak ítélt dologról, így gyakorlatilag szűrésként is alkalmazható. Információ kérés történhet az adott vállalaton belül is, ahol a beszerzést megelőzően pl. a felhasználók véleményét kikérik a jelenlegi termékről vagy szolgáltatásról, így az összegyűjtött információk alapján indulhat az ajánlatkérés.

Példa: Az ajánlatkérő a dolgozók buszos szállítását pályáztatja. Az ajánlatadást megelőzően információkat kér a jelentkező szállítók járműveiről (pl. klímás? mennyi idős?) és ezt figyelembe veszi a későbbiek folyamán.

Elektronikus ajánlatkérés (eRFQ)

Az elektronikus ajánlatkérés (angolul Electronic Request for Quotation – eRFQ, vagy RFQ) egy üzleti, tárgyalási folyamat, amely során a szállítók ajánlatokat tesznek bizonyos termékek, vagy szolgáltatások ellátására. Az elektronikus ajánlatkérés tetszőleges területeken alkalmazható, nagyban hasonlít a klasszikus „három kötelező ajánlat bekérése” hagyományos folyamathoz. Elektronikus támogatás nélkül viszont szembesülni kell számos hátránnyal, úgymint elhúzódó időráfordítással vagy nehezen összehasonlítható ajánlatokkal vagy strukturálatlan formában érkező ajánlatokkal. Elektronikus támogatás esetén alacsony időbefektetéssel több tárgyalási forduló is kiírható, például az egyre jobban kirajzolódó igényeknek / specifikációknak köszönhetően. Sikeres RFQ folyamat lezárását követően könnyedén Elektronikus Aukcióban folytatható az ártárgyalás, így a legjobb piaci árak elérése garantált. Az RFQ fokozott hatékonysággal alkalmazható rendszeres, ismétlődő ajánlatkérések esetén, ahol a szállítók hozzászokva az ajánlatadás módszeréhez akár azonnal képesek reagálni.

Zártborítékos ajánlatkérés